为保障广州市机关文件的安全销毁，规范文件销毁证明及记录管理，避免因销毁不当引起的问题。本文将介绍广州市文件销毁证明及记录管理的要求。

一、文件销毁证明的管理要求

为证明机关文件已经得到安全销毁，需要按照以下要求进行管理：

确认销毁人员身份

在销毁文件时，应核对销毁人员的身份信息，确保其合法性，避免泄密风险。

确认销毁文件的数量和种类

销毁文件前应进行清点，确认销毁文件的数量和种类，并在销毁证明中予以记录。

证明的格式

销毁证明应以纸质形式制作，包括销毁单位名称、销毁日期、销毁人员姓名、销毁文件数量和种类等信息。

签名和盖章

销毁证明应由销毁人员签字，并由销毁单位加盖公章或专用章，确保证明的真实性。

二、文件销毁记录的管理要求

为保障机关文件的安全销毁记录完整、真实、可信，需要按照以下要求进行管理：

销毁记录的备份

销毁记录应备份，并保存在机关档案管理系统中，以备查阅。

销毁记录的格式

销毁记录应以电子形式保存，包括销毁日期、销毁文件数量和种类、销毁人员姓名、销毁方式等信息。

销毁记录的保存时间应与机关档案管理规定的保存期限相一致，并确保文件的安全性和机密性。销毁记录应在销毁后由主管领导或专人审核并签字，确保销毁记录的真实性和准确性。机关应建立销毁记录的监督和检查机制，对销毁记录进行抽查，确保销毁工作的规范性和合规性。